home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / ret405 / datafile.hlp < prev    next >
Text File  |  1991-12-19  |  22KB  |  308 lines
  1. ADD or CHANGE Inventory Selections:                                   
  2.                                                                       
  3. F1 = GO                                                               
  4. Pressing the F1 key rewrites the displayed record to the file if any  
  5. changes have been made and clears the data fields on the screen.      
  6.                                                                       
  7. F2 = HELP                                                             
  8. Pressing the F2 key displays a Help Screen like this one. The Help    
  9. data will refer to the field that the cursor is in at the time you ask
  10. for help.  Press the PG UP (Page Up) or PG DN (Page Down) key to scan 
  11. forward or backwards for more information.  The help screen is removed
  12. if you attempt to scan past the last page or backwards from page one. 
  13. Press the ESC key at any time to exit the Help Screen.                
  14.                                                                       
  15. F3 = DITTO                                                            
  16. When this key is pressed, any data that was displayed in the          
  17. previously displayed record will be duplicated in the new record.     
  18. This saves time when you are adding a lot of new records that have the
  19. same vendor name, or price etc.                                       
  20.                                                                       
  21.  NOTE: When using the ditto key in the COST or RETAIL fields you must 
  22. press the period <.> key before the DITTO or the HELP key will        
  23. operate.                                                              
  24.                                                                       
  25. F4 = FIND STK#                                                        
  26. This moves the blinking cursor to the stock number field and waits for
  27. you to enter an existing stock number.  If the stock number exists in 
  28. your file then the data will be displayed.                            
  29.                                                                       
  30. F5 = PREV STK#                                                        
  31. After first FINDing a Stock Number with the F4 key, pressing F5 will  
  32. display the data for the previous stock number that is lower in sorted
  33. order than the stock number currently being displayed.                
  34.                                                                       
  35.                                                                       
  36. F6 = NEXT STK#                                                        
  37. After first FINDing a Stock Number with the F4 key, pressing F6 will  
  38. display the data for the next stock number that is higher in sorted   
  39. order than the stock number currently being displayed.                
  40.                                                                       
  41.                                                                       
  42.                                                                       
  43. F7 = <D>elete Record or <C>hange Control Number                       
  44. Pressing this function key will give you two choices:                 
  45. Press the <D> key to permanently erase the data that is currently     
  46. being displayed or press the <C> key to change the Control Number.    
  47.                                                                       
  48.                                                                       
  49. When you change the Control Number, the old Control Number is deleted 
  50. then the data is re-sequenced using the new number you entered.       
  51. Duplicate Control Numbers are not allowed.                            
  52.                                                                       
  53. F8 = TOGGLE                                                           
  54. This is convenient if you make many manual adjustments to your        
  55. inventory numbers. Pressing this key after a record has been          
  56. displayed clears the screen and allows no entry into the data         
  57. description fields. Pressing the F8 key again reverses the process.   
  58.                                                                       
  59.                                                                       
  60. F9  = PREV RCD                                                        
  61. Pressing this key displays the data for the previous control number   
  62. that is lower in value than the control number that is currently being
  63. displayed.  If this key is pressed when you first enter the "ADD or   
  64. CHANGE Inventory" program, then data for the last control number will 
  65. appear.                                                               
  66.                                                                       
  67. F10 = NEXT RCD                                                        
  68. Pressing this key displays the data for the next sequential control   
  69. number that is higher in value than the control number that is        
  70. currently being displayed. If this key is pressed when you first enter
  71. the "ADD or CHANGE Inventory" program, then data for the first control
  72. number in the file will be displayed.                                 
  73.                                                                       
  74. ESC                                                                   
  75. This key will return to the main menu.                                
  76.                                                                       
  77. MOVING THE CURSOR                                                     
  78. Use the UP, DOWN, LEFT, RIGHT, TAB or ENTER keys to navigate the      
  79. cursor around the screen.  The ENTER key moves to the next field on   
  80. the screen.  The cursor will not stop in a protected field.           
  81.                                                                       
  82. Within a field the left and right arrow keys move the cursor from     
  83. character to character.  Press the <INSERT> key to insert letters in  
  84. the middle of a field. Press the <INSERT> key again to return to      
  85. normal replacement mode. Press the <DELETE> key or the <BACKSPACE> key
  86. to delete characters.                                                 
  87.                                                                       
  88. CHANGING DATA IN THE NUMERIC FIELDS                                   
  89. An empty field will be displayed with underlines to define the length 
  90. of the field. ______                                                  
  91.                                                                       
  92. A field with the value of 24 will be displayed like this: ____24.     
  93.                                                                       
  94. Suppose that you want to change the 24 to 36.  The field will look    
  95. like this after you make the change  36__24.  The new number stays on 
  96. the left and the old number stays of the right.  This allows you to   
  97. edit all changes before your  data is written to the disk.            
  98. WARNING: Two numbers on the same line must have a space between them  
  99. or you will get one large number instead of what you want.            
  100. NOTE: The largest number allowed for numeric fields is 32767.  Larger 
  101. numbers may produce negative results.                                 
  102. DATA FIELD DESCRIPTIONS:                                              
  103.                                                                       
  104. CONTROL NUMBER                                                        
  105. When you are adding "new" records you must first enter a unique       
  106. control number for the data you are about to enter.  This gives you a 
  107. user defined sorted sequence for the data.  This is convenient for    
  108. printed output in on-the-shelf sequence or for listings in a vendor's 
  109. order form sequence.                                                  
  110.                                                                       
  111. Sales transactions and purchase orders may be retrieved from the      
  112. computer files in this control number sequence.  Random access is     
  113. allowed.  A little forethought is necessary when assigning control    
  114. numbers.